Contoh kesantunan penulisan dalam surat rasmi

KESANTUNAN PENULISAN

Komunikasi bertulis ialah kegiatan merakamkan idea dan pendapat dalam bentuk lambang-lambang tulisan untuk dibaca atau digunakan pada masa akan datang. Komunikasi penulisan bertulis secara formal ialah surat kiriman rasmi, laporan, kertas kerja, pidato dan lain-lain manakala bukan formal ialah surat kepada sahabat. Dalam bentuk komunikasi bertulis, aspek-aspek kesantunan yang perlu diberi perhatian ialah penggunaan kata panggilan yang betul. Contohnya dalam masyarakat Melayu mesti menggunakan kata sapaan yang betul, gaya bahasa yang tepat, pemilihan kata dan ayat yang sesuai dengan konteks. Selain itu, bahan tidak boleh menyentuh isu yang tidak sensitif.

Protokol Panggilan Hormat

Komunikasi protokol melibatkan penggunaan kata sapaan, adab berbual, penggunaan bahasa istana dan panggilan hormat. Panggilan hormat yang dikuatkuasakan penggunaannya dalam ucapan rasmi atau pengacaraan bagi sesuatu majlis adalah sangat penting dalam masyarakat Melayu kerana ini menunjukkan sikap menghormati orang yang berpangkat dan bersikap sopan semasa memanggil mereka. Dalam teks ucapan, mereka biasanya akan menggunakan panggilan yang hormat dalam teks ucapan. Ini adalah contoh teks ucapan:

Yang Berbahagia,

Dato’ Hj.Abdullah bin Hj. Abd.Kadir,

Pengarah Penddikan Guru,

Kementerian Pelajaran Malaysia.

Yang Berbahagia Dato’, tuan-tuan, puan-puan serta hadirin yang dihormati sekalian.

Kepada tuan-tuan dan puan-puan yang sudi hadir, saya rasa terima kasih yang tidak terhingga kerana tuan-tuan dan puan-puan dapat meluangkan sedikit masa untuk bersama-sama dalam majlis ini. Seterusnya kepada Yang Berbahagia Dato’, kami amat berbesar hati dan menyanjung tinggi atas kesudian Yang Berbahagia menyempurnakan majlis kami dengan amanat yang penuh bermakna dan seterusnya menyampaikan diploma kepada para graduan. Semoga kehadiran Yang Berbahagia Dato’ akan menambahserikan majlis ini. Terima kasih daun keladi…

Ini adalah contoh protocol panggilan hormat yang sering digunakan dalam teks ucapan dalam kalangan masyarakat Melayu.

Sultan / Raja / Yang Dipertuan Besar, Yang memerintah

Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda Yang di- Pertuan Agong Duli Yang Maha Mulia Tuanku …….( nama ) Kebawah Duli Yang Maha Mulia Tuanku …….( nama ) Duli Yang Maha Mulia Sultan …….( nama ) Duli Yang Maha Mulia Almutawakkil Alallah ……( nama ) Kebawah Duli Yang Maha Mulia Sultan …..  ( nama )

Yang Dipertua Negeri / Perwakilan Negara – negara Asing / Duta Besar / Duta / Pesuruhjaya Tinggi

·         Tuan Yang Terutama

Raja Muda / Tengku Mahkota / Raja Di- Hilir Perak

·         Duli Yang Teramat Mulia Tuanku ……( nama ) ·         Duli Yang Amat Mulia Tuanku …… ( nama ) ·         Yang Amat Mulia Undang ……( nama ) ·         Kebawah Duli Yang Teramat Mulia Tuanku …..( nama )

Perdana Menteri / Timbalan Perdana Menteri/ Menteri Besar / Ketua Menteri/ Menteri-menteri/ Timbalan Menteri/ Pegawai Tinggi Kerajaan Negeri/ Pegawai/ Kaki tangan Kerajaan

Yang Amat Berhormat Yang Amat Berhormat Mulia Yang Berhormat Yang Berhormat Mulia Tuan Yang Dipertua Yang  Mulia Tuan Yang Dipertua Yang Berhormat Senator Yang Berhormat Mulia Senator

Tun/ Toh Puan/ Kerabat Diraja/ Syed/ Syarifah

Yang Amat Berbahagia Yang Amat Mulia Yang Mulia

Ketua Hakim Negara/ Hakim Besar/ Hakim

Yang Amat Arif Tuan Ketua Hakim Negara Yang Amat Arif Tengku….. Yang Arif Tuan Hakim Besar/ Tuan Hakim

Tan Sri/ Puan Sri/ Datuk Seri/ Datin Seri/ Datuk Patinggi/ Datin Patinggi/ Datuk/ Datuk Amar/ Datin/ Datin Paduka

Yang Berbahagia Yang Mulia ( untuk kerabat diraja )

Mufti/ Kadi/ Haji/ Hajah

Yang Berbahagia Tuan Mufti Sahibussamahah Tan Sri/ Datuk Mufti …..( nama ) Yang Mulia ( kerabat diraja ) Yang Mulia Tuan Haji Yang Mulia Puan Hajah

Ketua Pengarah/ Pengarah/ Setiausaha/ Setiausaha Agung/ Pengurus Besar / Pengurus

Yang Berbahagia

Residen/ Pegawai Daerah/ Penghulu/ Orang Kaya-kaya/ Sidang

Yang Berbahagia

Ustaz/ Ustazah/ Imam/ Pengetua/ Guru Besar/ Pemangku Ketua

Yang Berbahagia

Syed/ Syarifah/ Profesor/ Profesor Madya/ Drs/ Dra/ Encik/ Nik/ Wan/ Abang/ Megat/ Meor/ Ahmad/ Cik/ Puteri/ Pengerusi Majlis

Yang Mulia Tuan Syed Yang Berbahagia Tuan….. Yang Mulia Cik…… Yang Mulia Tuan/Puan Pengerusi

Contoh kesantunan berbahasa dan bahasa sapaan dalam surat rasmi & Memo dalam kalangan masyarakat Melayu.

“Dengan hormatnya perkara di atas dirujuki.

Sehubungan itu sukacita dimaklumkan bahawa….”

“Yang Berbahagia Dato’ diundang…

Sayugia dimaklumkan bahawa Tuan Haji….”

“Saya bersetuju untuk meluluskan…” lebih sopan lagi dengan frasa” Saya tiada halangan meluluskan…”

“Di sini saya kepilkan…” lebih sopan lagi dengan frasa

“Bersama-sama ini disertakan…”